Une gestion maîtrisée, une organisation optimisée, une tranquillité assurée.
Externalisez votre administratif à une assistante digitale de confiance et gagnez en performance au quotidien.
🗂️ Gestion Administrative
Gestion avancée des e-mails professionnels : tri, priorisation, réponses rapides, suivi des demandes, relances, gestion des boîtes partagées.
- Capacité : 15 à 30 emails traités/heure (selon complexité) - 6 à 15 réponses rédigées/heure.
Rédaction, mise en forme & optimisation de documents : courriers, comptes rendus, procédures, supports (Word/Google Docs/PDF) avec une mise en page claire.
- Capacité : 2 à 6 documents/heure - 3 à 10 pages/heure (avec mise en forme).
Classement, archivage & organisation numérique sécurisée : arborescence, nommage standardisé, sauvegarde, gestion des accès et de la confidentialité.
- Capacité : 30 à 80 documents/heure (tri + renommage + classement).
Mise à jour des bases clients & fournisseurs (CRM/ERP/Excel) : saisie, fiabilisation, contrôle de cohérence, nettoyage de doublons, suivi de l'historique.
- Capacité : 15 à 35 fiches/heure - 5 à 15 doublons/heure (selon qualité des données).
Création & suivi de tableaux de bord personnalisés : indicateurs, reporting, graphiques, filtres, TCD, automatisations simples (Excel/Sheets).
- Capacité : 1 à 3 tableaux de bord/heure (selon niveau) - 4 à 8 indicateurs/heure.
🧾Facturation & Gestion Clients / Fournisseurs
Facturation : création, envoi et suivi des devis et factures, avoirs, relances et classement.
Capacité : 4 à 10 devis/heure - 6 à 15 factures/heure.
Gestion clients : mise à jour des fiches, suivi des dossiers, historique des échanges, relances et échéances.
Capacité : 10 à 25 fiches/heure (selon niveau de détail).
Gestion fournisseurs : création/mise à jour des fiches fournisseurs, suivi des commandes, contrôle des documents et échéances.
Capacité : 10 à 20 fiches/heure - 5 à 12 commandes/heure.
📊 Pré-comptabilité et préparation comptable
(hors missions réglementées -En lien avec votre expert-comptable)
Préparation et classement des pièces comptables : collecte, tri, contrôle des justificatifs, classement et archivage sécurisé.
- Capacité : 30 à 60 pièces/heure.
Pré-comptabilité & saisie des éléments : saisie/ventilation (achats, ventes, notes de frais), vérification des informations manquantes, préparation pour le cabinet.
- Capacité : 15 à 35 écritures/heure.
Suivi des recettes et des dépenses : mise à jour des tableaux, catégorisation, suivi des échéances et alertes d’écarts.
- Capacité : 20 à 40 opérations/heure.
Rapprochements bancaires : pointage banque et factures/justificatifs, identification des anomalies et éléments à régulariser.
- Capacité : 40 à 80 lignes/heure.
Transmission des documents comptables : préparation des exports, constitution des dossiers mensuels, dépôt sur un espace partagé, relance des pièces manquantes.
- Capacité : 1 à 3 dossiers/heure (selon volume).
- Suivi administratif comptable régulier : routine hebdomadaire/mensuelle (mise à jour, contrôle, reporting synthétique).
Rythme indicatif : 2 à 6 h/semaine pour une petite structure (variable selon activité).
🗂️💻 Organisation & Digitalisation
Organisation numérique : structuration des dossiers, règles de nommage, arborescence claire et accès sécurisé.
Capacité : 20 à 40 fichiers/h
Classement & archivage : tri, renommage, sauvegarde et archivage conforme (cloud/drive).
Capacité : 30 à 80 documents/h
Digitalisation de documents : numérisation, conversion PDF, optimisation, fusion/tri, indexation.
Capacité : 25 à 60 pages/h
Mise en place d’outils & process : checklists, modèles, automatisations simples, routines de suivi.
Capacité : 2 à 5 process/h
Mise à jour des bases de données / CRM : saisie, correction, nettoyage de doublons, fiabilisation des infos.
Capacité : 15 à 35 fiches/h
🚚 Planification Logistique & Gestion des Tournées
Organisation & planification des tournées : création de tournées cohérentes, respect des contraintes (horaires, zones, priorités)
Capacité : 3 à 8 tournées/jour ou 6 à 15 étapes/jour selon activité
Optimisation des trajets & plannings d’intervention : réduction des temps de route, regroupement par secteurs, ajustements intelligents.
Capacité : gain moyen : 1 à 25 % de temps de déplacement, selon données
Coordination des RDV clients & déplacements : confirmation des créneaux, synchronisation agenda, informations pratiques transmises.
Capacité : 6 à 12 RDV/h
Mise à jour des plannings en temps réel : replanification rapide en cas d’imprévu (retard, annulation, urgence).
Capacité : 10 à 20 ajustements/h
Suivi administratif des tournées & interventions : comptes rendus, statuts, pièces/jusitificatifs, reporting simple.
Capacité : 8 à 20 interventions/h en mise à jour administrative
(Idéal pour artisans, techniciens, commerciaux, services de livraison ou d’intervention)
📞 Phoning & Relation Professionnelle
Appels entrants et sortants au nom de votre entreprise : gestion du standard, transfert vers le bon interlocuteur, prise de messages et rappels.
- Volume indicatif : 10 à 20 appels/heure selon la durée et la complexité.
Relances téléphoniques clients et prospects : relance de devis, factures, impayés, suivi commercial.
- Indicateur : 12 à 25 relances/heure ("à froid" plutôt 15 à 30, "à chaud" plutôt 10 à 20).
Qualification de contacts et prise de renseignements : vérification des infos, besoin, budget, échéance, décideur, mise à jour CRM.
- Indicateur : 6 à 12 qualifications/heure (appels généralement plus longs).
Suivi téléphonique des dossiers clients : point d’avancement, collecte de pièces, confirmation de RDV/étapes.
- Indicateur : 5 à 10 suivis/heure.
Accueil téléphonique professionnel et personnalisé : script d’accueil, identification rapide, reformulation, gestion des urgences.
- Temps moyen : 2 à 5 min/appel (soit environ 12 à 30 appels/heure si ce sont surtout des appels courts).
Les capacités indiquées sont des moyennes et varient selon la compléxité des demandes, la qualité des informations fournies et les outils utilisés.
