Assistante administrative indépendante pour entreprises à Bordeaux et à distance
🧾Facturation et Gestion Clients / Fournisseurs
Gestion de la facturation
Création, envoi et suivi des devis et factures, avoirs, relances, classement.
Capacité moyenne : 4 à 10 devis/heure — 6 à 15 factures/heure
Gestion des fichiers et suivi clients
Mise à jour des fiches, suivi des dossiers, historique des échanges, relances et échéances.
Capacité moyenne : 10 à 25 fiches/heure (selon niveau de détail)
Gestion administrative des fournisseurs
Création et mise à jour des fiches fournisseurs, suivi des commandes, contrôle des documents et échéances.
Capacité moyenne : 10 à 20 fiches/heure — 5 à 12 commandes/heure
Basée à Bordeaux, j’accompagne les entreprises, TPE et indépendants en Gironde et à distance partout en France dans la gestion administrative, la facturation et la préparation des éléments destinés au cabinet comptable.
Externaliser votre gestion administrative vous permet de gagner du temps, structurer votre organisation et alléger votre charge mentale, sans recruter.
🗂️ Gestion Administrative
Gestion des e-mails et boîtes professionnelles
Tri, priorisation, réponses, relances, boîtes partagées.
Capacité moyenne : 15 à 30 e-mails/heure
(6 à 15 réponses rédigées selon complexité)
Rédaction et mise en forme de documents professionnels
Courriers, comptes rendus, procédures, supports (Word / Google Docs / PDF).
Capacité moyenne : 2 à 6 documents/heure
ou 3 à 10 pages/heure avec mise en forme
Classement et archivage numérique sécurisé des documents
Arborescence, nommage, sauvegardes, gestion des accès.
Capacité moyenne : 30 à 80 documents/heure
Mise à jour bases de données clients et fournisseurs
CRM / ERP / Excel — saisie, contrôle, nettoyage doublons.
Capacité moyenne : 15 à 35 fiches/heure
Création de tableaux de bord et indicateurs de suivi
Reporting, graphiques, TCD, automatisations simples.
Capacité moyenne : 1 à 3 tableaux de bord/heure
📊 Préparation des éléments comptables
(hors missions réglementées -En lien avec votre expert-comptable)
Préparation et classement des pièces comptables
Collecte, tri, contrôle des justificatifs, classement et archivage sécurisé.
Capacité moyenne : 30 à 60 pièces/heure
Suivi des recettes et dépenses
Mise à jour des tableaux, organisation des données pour suivi interne, suivi des échéances, alertes d’écarts.
Capacité moyenne : 20 à 40 opérations/heure
Transmission des documents comptables
Préparation exports, dossiers mensuels, dépôt espace partagé, relance pièces manquantes.
Capacité moyenne : 1 à 3 dossiers/heure (selon volume)
Suivi administratif comptable régulier
Routine hebdomadaire ou mensuelle : mise à jour, contrôle, reporting synthétique.
Rythme indicatif : 2 à 6 h/semaine pour une petite structure (variable selon activité)
🚚 Planification Logistique et Gestion des Tournées
Organisation et planification des tournées
Création de tournées cohérentes, respect des contraintes (horaires, zones, priorités).
Capacité moyenne : 3 à 8 tournées/jour ou 6 à 15 étapes/jour selon activité
Optimisation des trajets et plannings d’intervention
Réduction des temps de route, regroupement par secteur, ajustements intelligents.
Gain moyen observé : 15 à 25 % de temps de déplacement
Coordination des rendez-vous clients et déplacements
Confirmation des créneaux, synchronisation agenda, informations pratiques transmises.
Capacité moyenne : 6 à 12 RDV/heure
Mise à jour des plannings en temps réel
Replanification rapide en cas d’imprévu (retard, annulation, urgence).
Capacité moyenne : 10 à 20 ajustements/heure
Suivi administratif des tournées et interventions
Comptes rendus, statuts, pièces justificatives, reporting simple.
Capacité moyenne : 8 à 20 interventions/heure en mise à jour administrative
(Idéal pour artisans, techniciens, commerciaux, services de livraison ou d’intervention)
🗂️💻 Organisation et Digitalisation
Organisation numérique des dossiers
Structuration des dossiers, règles de nommage, arborescence claire, accès sécurisé.
Capacité moyenne : 20 à 40 fichiers/heure
Classement et archivage de documents
Tri, renommage, sauvegarde et archivage conforme (cloud / drive).
Capacité moyenne : 30 à 80 documents/heure
Digitalisation et numérisation de documents
Numérisation, conversion PDF, optimisation, fusion, tri, indexation.
Capacité moyenne : 25 à 60 pages/heure
Mise en place d’outils et process administratifs
Checklists, modèles, automatisations simples, routines de suivi.
Capacité moyenne : 2 à 5 process/heure
Mise à jour bases de données et CRM
Saisie, correction, suppression doublons, fiabilisation des informations.
Capacité moyenne : 15 à 35 fiches/heure
📞 Phoning et Relation Professionnelle
Gestion des appels entrants et sortants au nom de votre entreprise
Standard, filtrage, transfert vers le bon interlocuteur, messages et rappels.
Capacité moyenne : 10 à 20 appels/heure (selon durée et complexité)
Relances téléphoniques clients et prospects
Relances devis, factures, impayés, suivi commercial.
Capacité moyenne : 12 à 25 relances/heure
(selon contexte : appels “à froid” ou “à chaud”)
Qualification de contacts et prise de renseignements
Vérification informations, besoin, budget, échéance, décideur, mise à jour CRM.
Capacité moyenne : 6 à 12 qualifications/heure
Suivi téléphonique des dossiers clients
Points d’avancement, collecte de pièces, confirmation de RDV ou d’étapes.
Capacité moyenne : 5 à 10 suivis/heure
Accueil téléphonique professionnel personnalisé
Script d’accueil, identification rapide, reformulation, gestion des urgences.
Durée moyenne : 2 à 5 min/appel
(soit environ 12 à 30 appels/heure pour des appels courts)
Les capacités indiquées sont des moyennes et varient selon la complexité des demandes, la qualité des informations fournies et les outils utilisés.
FAQ – Externalisation administrative pour professionnels à Bordeaux et à distance
Je suis bien plus qu’une exécutante.
En tant qu’assistante administrative indépendante à Bordeaux, j’interviens comme partenaire stratégique :
j’analyse votre fonctionnement, j’identifie les pertes de temps, j’optimise vos process et je structure votre gestion administrative.
Mon objectif n’est pas seulement de traiter vos tâches, mais d’améliorer durablement votre organisation.
Externaliser votre gestion administrative vous permet :
• d’éviter les charges fixes d’un recrutement
• de bénéficier d’une expertise immédiatement opérationnelle
• d’ajuster le volume d’heures selon votre activité
• d’avoir un regard extérieur structurant
Je combine organisation, rigueur, méthode et vision d’optimisation.
Vous gagnez en clarté et en performance.
Non.
J’interviens également sur :
• la structuration des process internes
• la mise en place d’outils et automatisations simples
• la préparation et l’organisation des éléments destinés au cabinet comptable
• le suivi clients et fournisseurs
• l’optimisation des flux administratifs
Je travaille sur l’efficacité globale, pas uniquement sur la tâche.
Basée à Bordeaux, j’accompagne les professionnels en Gironde et à distance partout en France.
La majorité des missions peuvent être réalisées à distance via des outils sécurisés, avec la même efficacité qu’en présentiel.
La confidentialité est une priorité.
Les documents sont traités via des outils sécurisés, avec une organisation rigoureuse et un cadre professionnel strict.
Chaque collaboration repose sur la confiance et la discrétion.
Je ne me contente pas d’exécuter.
Je structure.
Un administratif bien organisé permet :
• moins d’erreurs
• moins de retards
• moins de stress
• une meilleure visibilité financière
• un gain de temps concret chaque semaine
Vous récupérez du temps pour votre développement commercial.
Si vous passez trop de temps sur l’administratif, si vos documents sont dispersés, si votre facturation vous prend trop d’énergie, ou si votre organisation manque de clarté… l’externalisation peut être une solution stratégique.
Un appel découverte permet d’évaluer cela en toute simplicité.
Non.
Je travaille sans engagement long terme. Vous pouvez me confier une mission ponctuelle, un besoin urgent ou un accompagnement régulier, selon votre activité.
L’objectif est de vous apporter une solution flexible, adaptée à votre volume réel de travail — sans contrainte contractuelle inutile.